Există un nivel ridicat de flexibilitate în obţinerea datelor dvs calendaristice. Vă puteţi subscrie pentru stadii, sarcini sau pentru ambele, utilizând pagina Rezumat. De asemenea, puteţi obţine aceste date pentru un singur proiect, pentru toate proiectele în care participaţi, cât şi pentru toate proiectele pe care le deţineţi. Pentru a subscrie accesaţi link-ul imagine iCal din partea dreaptă jos a zonei laterale, atunci când vă aflaţi într-una din paginile de Sarcini, Stadii sau Rezumat, pentru unul sau mai multe proiecte.

Un proiect reprezintă un mediu în care împreună cu colegii dvs utilizaţi o colecţie de sarcini, stadii, mesaje, note şi documente.

Puteţi participa într-un număr nelimitat de proiecte indiferent de planul de plată pe care l-aţi ales. Participarea într-un proiect presupune ca aţi fost fie invitat(ă) în acel proiect sau ca l-aţi creat chiar dvs. Numărul de proiecte pe care le puteţi crea este dependent de planul de plată ales.

Fiecare membru poate avea într-un proiect un anumit rol.

Teamness vă oferă posibilitatea de a arhiva un proiect. Aceasta operaţie determină obiectele din acel proiect, precum sarcini, stadii, mesaje, note şi documente, să nu poată fi decât listate sau vizualizate, fără a putea fi modificate, şterse sau adăugate altele noi. De asemenea, toţi membrii proiectului, în afară de posesor, sunt scoşi din proiectul arhivat.

Aţi putea dori să arhivaţi un proiect atunci când nu mai există activitate în el, de exemplu după ce a fost finalizat sau dacă este amânat. Dacă planul dvs de plată necesită un număr limitat de proiecte proprii, arhivarea unui proiect vechi vă va permite să creaţi încă un nou proiect activ.

Puteţi de asemenea şi reactiva un proiect arhivat, dar dacă aţi atins limita de proiecte proprii active permise de planul curent de plată, nu mai puteţi reactiva nici-un proiect arhivat. Pentru aceasta este nevoie fie de arhivarea unui alt proiect, de ştergerea un proiect activ sau puteţi alege un plan de preţuri mai bun.

Desigur, în funcţie de cum alegeţi selecţia curentă pentru proiecte, puteţi obţine lista de intrări ce reprezintă activitatea din toate proiectele în care lucraţi, din toate proiectele pe care le deţineţi sau doar pentru un anumit proiect.

Atunci când vizualizaţi activitatea pentru proiecte multiple, proprii sau toate în care sunteţi implicat(ă), un link cu numele proiectului corespunzător apare lângă fiecare intrare din listă, link care vă va direcţiona către pagina Rezumat a acelui proiect.

Teamness foloseşte un mecanism simplu prin care unui utilizator îi sunt asociate următoarele drepturi:

• utilizator obişnuit - are drepturi de citire şi scriere pentru toate datele din proiect
• administrator - la fel ca şi utilizator obişnuit, dar îi este permis şi să invite membri noi în proiect
• posesor - la fel ca şi administrator, dar îi este permis şi să şteargă proiectul

Puteţi schimba rolul unui membru într-un proiect doar daca aveţi drepturi de administrare pe acel proiect, adică dacă sunteţi fie administrator al proiectului, fie posesorul acestuia.

În pagina Membri din cadrul unui proiect există o listă cu toate persoanele implicate în acel proiect, listă care conţine şi rolul fiecăruia. Accesând link-ul cu tipul rolului veţi obţine o fereastră de dialog cu rolurile pe care le puteţi alege pentru acel membru.

Când invitaţi o persoană într-unul din proiectele pe care le administraţi, vi se cere o adresă de email pentru acea persoană. Ea/el va primi un email cu un link către Teamness, unde va putea să accepte sau să refuze invitaţia.

Dacă persoana respectivă are deja un cont Teamness, o nouă zonă va fi afişata în pagina sa Rezumat, cu informaţii despre invitaţia dvs.

Se poate vedea o astfel de listă şi în plus puteţi vizualiza o listă doar cu membrii proiectelor pe care le deţineţi. Pentru aceasta, faceţi selecţia de proiecte dorită, Toate proiectele sau Proiectele mele, şi apoi navigaţi în pagina Membri.

Introduceţi cuvintele pe care doriţi să le căutaţi în căsuţa de editare din zona dreapta-sus a paginii şi tastaţi enter, apoi veţi fi direcţionat către pagina cu rezultatele căutarii.

Pagina cu rezultate conţine rezultatele ordonate pe tab-uri, fiecare conţinând obiecte de un anumit tip: sarcini, stadii, mesaje, note şi fişiere. Numărul intrărilor găsite este trecut în numele tab-ului.

Cuvintele cerute de dvs sunt marcate în rezultate, pentru o mai bună identificare.

Aveţi posibilitate să căutaţi şi în proiectele arhivate atunci când sunteţi în contextul unei selecţii de proiecte multiple: Toate proiectele sau Proiectele mele.

Dacă lucraţi în mai multe proiecte în acelaşi timp, dar unul dintre ele vă ocupă mai mult timp decât celelalte, puteţi alege unul din aceste proiecte să fie proiectul iniţial. Acesta va fi selectat de fiecare dată când veţi intra în contul dvs.

Puteţi alege proiectul dvs iniţial în pagina Detaliile mele din meniul Parametri.

În pagina Cont din meniul Parametri aveţi posibilitatea să obtineţi datele dvs din toate proiectele într-un fisier de tip XML.

Fişierul va conţine doar date din contul dvs, incluzând proiectele dvs, dar nu va include şi fişiere externe precum fotografia sau fişierele din proiecte.

Din motive de performanţă, se poate efectua un singur export pe zi. Un email conţinând informaţii pentru download vă va fi trimis de îndată ce fişierul cu datele dvs este gata.

Panoul de selecţie de proiect este afişat dacă accesaţi link-ul de pe icon-ul din partea stânga-sus a paginii.

Puteţi alege între Toate proiectele, Proiectele mele sau un proiect anume. Panoul prezintă separat proiectele pe care le-aţi creat dvs şi pe care le detineţi, şi proiectele care aparţin altor persoane.

Toate proiectele se referă la proiectele în care sunteţi implicat(ă), indiferent de rolul dvs în acestea.

Proiectele mele se referă la proiectele pe care le-aţi creat dvs şi pe care le deţineţi

Acest lucru este posibil alegând fie Toate proiectele sau Proiectele mele din panoul de selecţie de proiect. Nu este permisă alegerea selectivă a proiectelor.

În pagina Proiecte din meniul Parametri puteţi arhiva selectiv proiectele active pe care le deţineţi.

În pagina Proiecte din meniul Parametri puteţi alege tipul de proiecte care să fie afişate, Arhivate sau Active. În lista cu proiecte arhivate puteţi vizualiza detalii despre proiectele arhivate şi aveţi de asemenea posibilitatea să le activaţi la loc.

Fiecare membru într-un proiect are un rol şi deci anumite drepturi în acel proiect. Teamness foloseşte un mecanism simplu prin care unui utilizator îi sunt asociate următoarele drepturi:

• utilizator obişnuit - are drepturi de citire şi scriere pentru toate datele din proiect
• administrator - la fel ca utilizatorul obişnuit, dar îi este permis să invite noi membri în proiect
• posesor - la fel ca administratorul, dar îi este permis să şteargă proiectul

Există un singur posesor într-un proiect şi anume cel care l-a creat. Când invitaţi un membru nou într-un proiect, trebuie să alegeţi unul din rolurile de administrator sau utilizator obişnuit. Rolul ales poate fi modificat mai târziu.

Puteţi subscrie la calendarele proiectelor dvs. din Teamness în Outlook 2007 accesând link-ul imagine iCal din partea dreaptă jos a zonei laterale, în oricare din paginile Sarcini, Stadii sau Rezumat. Dacă Outlook 2007 nu este configurat să proceseze automat link-urile "webcal://", puteţi proceda în felul următor:

• Daţi click dreapta pe link-ul imagine iCal.
• Copiaţi link-ul în memorie.
• În Outlook 2007, accesaţi Tools -> Account settings -> Internet Calendars, apoi "New" şi inseraţi link-ul copiat la pasul de deasupra.

Puteţi citi mai multe despre Calendarele de Internet din Outlook 2007 aici.